Ospio Termini e condizioni

1 Parti e ambito di applicazione

I presenti Termini disciplinano l’utilizzo di Ospio, disponibile all’indirizzo https://ospio.online, e dei relativi servizi software da parte di strutture ricettive e del loro personale autorizzato. Il servizio è gestito da Fleexa Group LLC, indicata come “noi” o “Ospio”. È possibile contattarci all’indirizzo vostok9030@gmail.com. Per “Cliente” si intende l’impresa che si registra o stipula un contratto per utilizzare Ospio. Chi accetta i Termini per conto di un’impresa dichiara di avere il potere di vincolarla.

Ospio è un servizio software per imprese che consente di gestire richieste degli ospiti, offerte di soggiorno, informazioni sulla disponibilità e accettazione delle offerte. Non fornisce servizi di alloggio e non diventa parte del contratto tra una struttura e i suoi ospiti per il solo fatto di mettere a disposizione il software. Le pagine delle offerte rivolte agli ospiti non rendono l’ospite un cliente del software gestionale Ospio ai sensi dei presenti Termini.

I Termini si applicano insieme a eventuali ordini o altri accordi di servizio espressamente conclusi tra il Cliente e Fleexa Group LLC. Un ordine concordato prevale soltanto per le specifiche condizioni commerciali che disciplina espressamente. Un accordo sul trattamento dei dati, ove applicabile, prevale in materia di trattamento dei dati personali. Restano applicabili le norme inderogabili.

2 Account e utenti autorizzati

Il Cliente deve fornire informazioni corrette sull’account e sull’impresa, mantenerle aggiornate e assicurarsi che ogni utente sia autorizzato ad agire per la struttura interessata. Il Cliente è responsabile dell’assegnazione di ruoli e accessi appropriati, del loro riesame quando cambiano le responsabilità e della revoca degli accessi non più necessari.

Le credenziali devono essere custodite in modo sicuro e quelle di un singolo utente non devono essere condivise. Il Cliente deve informarci tempestivamente di eventuali sospetti accessi non autorizzati. È responsabile dell’utilizzo da parte dei propri utenti nell’ambito delle autorizzazioni concesse, senza che ciò ci esoneri dai nostri obblighi o dalla responsabilità per carenze di sicurezza a noi imputabili. Un utente non deve accedere ai dati di un’altra impresa né utilizzare autorizzazioni che non gli spettano.

3 Diritto di utilizzo di Ospio

Per la durata del rapporto di servizio, concediamo al Cliente un diritto limitato e non esclusivo di utilizzare il servizio disponibile per la propria attività ricettiva, nel rispetto dei presenti Termini e degli eventuali ordini concordati. Si tratta di un diritto di utilizzo, non della vendita o del trasferimento del software o dei relativi diritti di proprietà intellettuale.

È vietato utilizzare Ospio per attività illecite, inviare comunicazioni indesiderate o ingannevoli, violare diritti altrui, caricare codice dannoso, tentare accessi non autorizzati, aggirare i controlli di accesso o compromettere il servizio. Non è consentito copiare, rivendere o sottoporre il servizio a ingegneria inversa, salvo nostra autorizzazione o nei limiti dei diritti inderogabili previsti dalla legge applicabile. I servizi collegati devono essere utilizzati nel rispetto delle loro regole e limitazioni.

4 Informazioni della struttura e contratti con gli ospiti

Il Cliente stabilisce ed è responsabile delle informazioni sulla struttura, della disponibilità, delle descrizioni delle camere, delle tariffe, delle imposte e degli oneri obbligatori, delle date, dei limiti di occupazione e delle altre condizioni inserite nelle offerte. Deve verificarne la correttezza e mantenerle aggiornate. È inoltre responsabile di comunicare chiaramente all’ospite, prima dell’accettazione e ove applicabile, le proprie condizioni di cancellazione, rimborso, pagamento, check-in e soggiorno.

Il Cliente determina se un’offerta è vincolante, quando la prenotazione è confermata e quali ulteriori passaggi siano necessari, nel rispetto della legge applicabile e delle condizioni effettivamente comunicate all’ospite. Deve assicurarsi che la configurazione di Ospio e i testi rivolti agli ospiti rispecchino tali regole. La registrazione di un’accettazione in Ospio non certifica di per sé la disponibilità effettiva della camera in tempo reale, il pagamento o l’esecuzione del soggiorno e non sostituisce le verifiche previste dal processo di prenotazione della struttura.

I contratti di soggiorno, l’erogazione dei servizi ricettivi e i reclami relativi alla struttura rimangono di competenza della struttura e dell’ospite. Ospio non stabilisce le tariffe o la politica di cancellazione della struttura. Questa ripartizione non esclude la nostra responsabilità per i servizi software che forniamo.

5 Offerte e comunicazioni automatizzate

Ospio può preparare o inviare offerte e messaggi correlati quando un utente avvia un’azione o si attiva un flusso di lavoro abilitato. Alcuni flussi possono inviare messaggi senza una conferma distinta per ciascun invio. Prima di abilitarli, il Cliente deve verificare destinatari, modelli, tariffe, condizioni e regole di attivazione. Deve autorizzare soltanto comunicazioni che ha diritto di inviare e predisporre le informative, i meccanismi di consenso o le modalità di opposizione richiesti dalla legge applicabile.

Il Cliente è responsabile del monitoraggio di richieste, eccezioni, accettazioni ed esiti di invio, nonché della correzione di informazioni inesatte o non aggiornate nelle offerte. Una registrazione di sistema o il corretto inoltro a un fornitore di messaggistica non garantiscono che l’ospite abbia ricevuto, letto o dato seguito al messaggio. Limiti del fornitore, messaggi rifiutati e problemi tecnici possono incidere sulla consegna.

La validità delle offerte, i passaggi di verifica e gli effetti della modifica o dell’accettazione di un’offerta dipendono dal flusso e dalle impostazioni indicati nel servizio. Occorre verificarli prima dell’utilizzo. Non si deve presumere che una modifica a un’offerta modifichi anche una prenotazione registrata separatamente o un contratto già concluso con l’ospite.

6 Google e altri servizi collegati

I collegamenti a servizi di terzi sono facoltativi, ove disponibili. Sono utilizzabili soltanto le integrazioni effettivamente abilitate per l’account. La descrizione di un’integrazione non garantisce il supporto o la disponibilità continuativa di un determinato fornitore, canale o funzione. I servizi di terzi sono forniti secondo le rispettive condizioni e possono prevedere limiti o modifiche della disponibilità.

L’accesso tramite Google e il collegamento di Gmail per l’invio sono funzioni distinte. Collegando Gmail, il Cliente autorizza Ospio a inviare tramite Gmail offerte e altri messaggi avviati dal Cliente o autorizzati mediante i flussi configurati. Tale permesso non autorizza Ospio a leggere la posta in arrivo di Gmail. Con l’autorizzazione del Cliente, Ospio conserva le informazioni di autorizzazione affinché i flussi di invio abilitati possano funzionare anche quando l’utente non ha effettuato attivamente l’accesso.

La disconnessione di Gmail in Ospio rimuove le informazioni di autorizzazione memorizzate per quel collegamento e interrompe i successivi invii tramite tale collegamento. Non richiama i messaggi già inviati, non elimina i registri esistenti delle offerte o degli invii e non revoca di per sé l’accesso di Ospio nelle impostazioni dell’Account Google. Il Cliente può verificare o revocare separatamente l’accesso tramite Google. Un nuovo collegamento richiede una nuova autorizzazione ove previsto dal fornitore. Altre integrazioni possono avere modalità diverse di collegamento e disconnessione, che devono essere illustrate quando vengono offerte.

7 Dati del Cliente e protezione dei dati personali

Il Cliente conserva i propri diritti sulle informazioni fornite a Ospio da lui e dai suoi utenti, compresi i dati della struttura, le informazioni sulle richieste degli ospiti e il contenuto delle offerte. Ci autorizza a ospitare, riprodurre, trasmettere e altrimenti trattare tali informazioni soltanto nella misura necessaria a fornire, mantenere e proteggere il servizio, eseguire le sue istruzioni lecite e rispettare la legge. Tale autorizzazione non trasferisce la titolarità dei dati.

Il Cliente deve disporre di una base giuridica e dei poteri necessari per conferire e utilizzare i dati personali, nonché fornire le informative richieste per le proprie attività. Ciò include nomi e recapiti degli ospiti, date del soggiorno, informazioni sull’occupazione, età dei bambini ove pertinente e note a testo libero. Devono essere raccolte soltanto le informazioni necessarie alla finalità interessata. Note e altri campi non devono essere utilizzati per conservare password, codici di sicurezza delle carte di pagamento, copie di documenti di identità o informazioni sensibili non necessarie e non supportate dal servizio.

Ciascuna parte è responsabile degli obblighi di protezione dei dati che derivano dal proprio ruolo effettivo e dalle proprie attività di trattamento. Qualora trattiamo dati personali per conto del Cliente e sia necessario un accordo sul trattamento, le parti devono concluderlo prima dell’inizio del trattamento interessato. I presenti Termini non lo sostituiscono. L’Informativa sulla privacy deve essere letta insieme ai Termini per conoscere i nostri trattamenti, i destinatari pertinenti, la conservazione e i diritti in materia di privacy.

8 Riservatezza e sicurezza

Ciascuna parte deve proteggere le informazioni commerciali, tecniche e personali non pubbliche dell’altra parte ricevute nell’ambito del servizio, adottando una ragionevole diligenza e utilizzandole soltanto per il rapporto di servizio o per altri scopi lecitamente autorizzati. La comunicazione è limitata a persone e fornitori che ne hanno necessità per tali scopi e sono soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza. Se la comunicazione è imposta dalla legge, la parte ricevente, ove consentito, informerà l’altra parte e limiterà la comunicazione a quanto necessario.

Questo obbligo non riguarda le informazioni che la parte ricevente dimostri essere già legittimamente note, divenute pubbliche senza violazioni, sviluppate autonomamente o ricevute lecitamente da un’altra fonte senza obblighi di riservatezza. I dati personali restano soggetti alle norme applicabili sulla protezione dei dati anche quando ricorre un’eccezione alla riservatezza.

Adotteremo misure tecniche e organizzative ragionevoli, adeguate al servizio e ai rischi, per proteggere le informazioni trattate. Nessun servizio online può garantire una sicurezza assoluta. Entrambe le parti devono collaborare ragionevolmente per affrontare sospetti incidenti e rispettare gli obblighi di notifica applicabili.

9 Corrispettivi e condizioni commerciali

Eventuali corrispettivi, valuta, imposte, scadenze di pagamento, durata dell’abbonamento, modalità di rinnovo e regole di cancellazione o rimborso devono risultare da un ordine, un piano o altre condizioni commerciali presentati al Cliente e concordati prima dell’assunzione di un impegno a pagamento. Questi Termini non stabiliscono un prezzo, una prova gratuita, un rinnovo automatico, una durata minima o un divieto generale di rimborso.

Il Cliente è tenuto soltanto al pagamento degli importi concordati e legalmente dovuti. Non introdurremo aggiornamenti a pagamento o impegni ricorrenti senza l’accordo richiesto dalla legge applicabile. Le modifiche ai corrispettivi o alle condizioni commerciali sono soggette all’ordine concordato e ai requisiti di preavviso e accettazione applicabili.

10 Funzionamento e modifiche del servizio

Forniremo il servizio con ragionevole competenza e diligenza. Possiamo effettuare manutenzione, aggiornamenti e miglioramenti e modificare le funzioni quando ragionevolmente necessario per la sicurezza, il rispetto della legge o il funzionamento. Se una modifica riduce in modo sostanziale le funzionalità concordate, forniremo un ragionevole preavviso, ove possibile, e daremo seguito ai rimedi contrattuali o legali applicabili. Misure urgenti di sicurezza o di adeguamento normativo possono avere effetto immediato.

Salvo diverso accordo espresso, i presenti Termini non garantiscono disponibilità ininterrotta, tempi specifici di risposta o un livello di servizio. Adotteremo misure ragionevoli per risolvere i malfunzionamenti sotto il nostro controllo. Il Cliente dovrebbe conservare i propri documenti aziendali essenziali e adottare verifiche e procedure alternative adeguate per richieste e prenotazioni urgenti. Ciò non elimina i nostri obblighi di fornire il servizio come concordato.

Nei limiti consentiti dalla legge, nessuna parte risponde di un inadempimento causato da circostanze effettivamente al di fuori del proprio ragionevole controllo che non avrebbe potuto ragionevolmente prevenire o superare. La parte interessata deve adottare misure ragionevoli per ridurne gli effetti e riprendere l’adempimento. Questa disposizione non esonera dagli obblighi che possono ancora essere ragionevolmente adempiuti.

11 Sospensione e cessazione dell’accesso

Possiamo limitare o sospendere l’accesso quando ragionevolmente necessario per affrontare una violazione sostanziale, un rischio per la sicurezza, un uso illecito o un obbligo di legge. La misura deve essere proporzionata al problema. Ove possibile e lecito, ne spiegheremo il motivo e concederemo una ragionevole possibilità di porvi rimedio prima della sospensione. Possiamo intervenire immediatamente quando un ritardo comporterebbe un rischio significativo o una violazione della legge.

Il Cliente può cessare di utilizzare Ospio e richiedere la cancellazione dell’account. Eventuali durate o obblighi di cancellazione di servizi a pagamento rimangono disciplinati dall’accordo commerciale pertinente; il semplice mancato utilizzo non estingue un obbligo di pagamento altrimenti valido. Possiamo porre fine al rapporto per una violazione sostanziale non sanata dopo un ragionevole preavviso, oppure con un ragionevole preavviso in caso di cessazione del servizio, nel rispetto degli impegni concordati e della legge applicabile.

Ove sicuro e lecito, offriremo una ragionevole possibilità di recuperare i dati prima della cessazione definitiva dell’accesso. Gli obblighi di riservatezza, i pagamenti già dovuti, la tutela della proprietà intellettuale e le disposizioni necessarie a risolvere controversie esistenti continuano ad applicarsi, per quanto pertinente, dopo la cessazione del rapporto.

12 Cancellazione dell’account e periodo di ripristino di 30 giorni

Un amministratore autorizzato può richiedere la cancellazione dell’account mediante i comandi disponibili o scrivendo a vostok9030@gmail.com. Prima di procedere possiamo verificarne l’identità e i poteri. Confermeremo la data di cancellazione e la scadenza del periodo di ripristino. La cancellazione dell’account è distinta dall’eliminazione di una singola struttura o dalla disconnessione di un’integrazione.

Per 30 giorni di calendario dalla cancellazione dell’account, il Cliente ha diritto di richiederne il ripristino. Durante tale periodo conserveremo le informazioni dell’account e i dati operativi necessari al ripristino. A seguito di una richiesta verificata ricevuta entro questi 30 giorni, ripristineremo l’account e tali dati. Il tempo necessario per la verifica o l’elaborazione non fa decadere una richiesta presentata entro il periodo previsto.

Durante il periodo di ripristino, l’account cancellato non è disponibile per l’uso ordinario e i relativi flussi di invio automatico sono disabilitati. Il ripristino non riattiva automaticamente l’invio di messaggi né ricollega account esterni. Prima di riprendere tali flussi, il Cliente deve verificare i dati e le impostazioni ripristinati e autorizzare nuovamente le integrazioni ove necessario. Il ripristino non annulla una distinta cancellazione lecita di dati specifici già completata e non richiama comunicazioni già inviate.

Trascorso il periodo di 30 giorni, il ripristino non è più garantito. Si tratta di un periodo per richiedere il ripristino, non della promessa che tutti i dati o i backup vengano eliminati automaticamente il giorno 31. L’ulteriore conservazione e cancellazione devono rispettare l’Informativa sulla privacy, l’eventuale accordo sul trattamento dei dati e gli obblighi di legge, compresa la conservazione limitata necessaria per sicurezza, controversie o adempimenti normativi. I dati conservati non devono essere utilizzati per proseguire l’ordinaria attività di servizio di un account cancellato.

13 Recupero dei dati e richieste distinte di cancellazione

Prima di cancellare l’account, il Cliente deve recuperare i documenti necessari alla propria attività. Può utilizzare le eventuali funzioni di esportazione disponibili o contattarci per concordare un accesso ragionevole ai propri dati in un formato disponibile. Non deve presumere che un’esportazione includa i dati di un altro fornitore o che un backup del servizio sostituisca il proprio archivio aziendale.

La cancellazione dell’account, l’esercizio dei diritti privacy di un interessato e la cancellazione di un singolo dato sono azioni distinte. Le richieste di accesso, rettifica o cancellazione dei dati personali sono gestite secondo la legge applicabile, l’Informativa sulla privacy e gli eventuali accordi sul trattamento. Un obbligo legale di cancellazione può richiedere l’eliminazione prima della fine del periodo di ripristino; ove lecito e pertinente, spiegheremo le limitazioni che ne derivano.

14 Responsabilità

Ciascuna parte risponde delle proprie violazioni dei Termini, della propria negligenza e degli altri comportamenti di cui è responsabile secondo la legge applicabile. Una richiesta di risarcimento deve riguardare un danno causato da tali comportamenti e ciascuna parte deve adottare misure ragionevoli per evitare o ridurre il danno. Non assumiamo responsabilità per gli obblighi ricettivi della struttura o per condotte autonome di terzi, ma restiamo responsabili dei nostri atti e omissioni nei casi previsti dalla legge.

Nessuna disposizione esclude o limita la responsabilità per frode, dolo, colpa grave, morte o lesioni personali causate da negligenza, né altre responsabilità che non possono essere legittimamente escluse o limitate. Restano salvi i rimedi e i diritti inderogabili, comprese le tutele dei consumatori ove applicabili nonostante la destinazione professionale del servizio.

15 Modifiche dei Termini

Possiamo aggiornare i Termini per riflettere modifiche del servizio, della legge o delle modalità di gestione. Indicheremo la nuova versione e la data di efficacia e daremo un ragionevole preavviso delle modifiche sostanziali tramite il servizio o i recapiti associati all’account, salvo che ragioni legali o urgenti esigenze di sicurezza richiedano un’efficacia anticipata.

Quando è necessaria l’accettazione, la richiederemo senza considerare sufficiente la sola comunicazione. Se il Cliente non accetta una modifica sostanziale, può cessare di utilizzare il servizio ed esercitare i diritti di cessazione del rapporto o gli altri diritti previsti dalle condizioni commerciali concordate e dalla legge applicabile. Le modifiche non eliminano retroattivamente diritti né modificano contratti di soggiorno già conclusi tra il Cliente e i suoi ospiti.

16 Comunicazioni e risoluzione dei problemi

Domande contrattuali, reclami e richieste relative all’account possono essere inviati a vostok9030@gmail.com, indicando informazioni sufficienti a identificare l’impresa e il problema. Per le comunicazioni operative e contrattuali utilizzeremo, secondo il caso, i recapiti dell’account o il servizio. Il Cliente deve mantenerli aggiornati.

Le parti dovrebbero anzitutto cercare di risolvere le controversie in buona fede mediante questi canali. Ciò non limita il diritto di richiedere misure urgenti, rivolgersi alle autorità competenti o agire dinanzi a un giudice competente. Salvo diverso accordo validamente concluso, legge e giurisdizione sono determinate secondo le regole altrimenti applicabili.

17 Disposizioni generali e lingua

Se una disposizione non è applicabile, le altre rimangono valide nei limiti consentiti dalla legge. Il ritardo nell’esercizio di un diritto non comporta di per sé una rinuncia. Questi Termini, insieme agli ordini espressamente concordati e agli eventuali accordi sul trattamento dei dati, disciplinano il rapporto di servizio senza eliminare diritti inderogabili.

Le versioni inglese e italiana intendono esprimere lo stesso accordo. I presenti Termini non attribuiscono una prevalenza automatica a una delle versioni. Eventuali differenze devono essere risolte facendo riferimento alla comune intenzione delle parti e alla legge applicabile, senza presumere che una versione elimini le tutele dell’altra.